Welche Module benötigen Sie für Ihren Kongress?

Alle für den Kongress relevanten Themen und Ziele werden mit dem Auftraggeber im Vorfeld abgesprochen und schriftlich fixiert. Vom Kongressbudget bis zur Referentendanksagung wird ein Kongressorganisations - Plan erstellt, der für das ganze Team als Arbeitsgrundlage zur Verfügung steht.  

Ein erfolgreicher Kongress steht eng im Zusammenhang mit der Auswahl renommierter Referenten, ob aus den eigenen Reihen oder externe. Mit Professionalität und individuellem Service stehen wir Ihnen zur Seite.

Zum Beispiel:

• Akquisition von Referenten erfolgt in der Regel durch den Veranstalter
• Call for Papers
• Organisatorische, inhaltliche und technische Informationen an die Referenten
• Koordination der technischen Anforderungen und Betreuung vor Ort
• Online - Registrierung und - Erfassung der Referentenworkshops.

 Hochkarätige Referenten, interessante Themen und natürlich die Qual der Wahl:

 "Welche Veranstaltung möchte ich besuchen?"

Das Programmheft ist ein wichtiges Element für jeden Kongress.

Alle Kongressinformationen wie Vorträge, Workshops, Rahmenprogramme,

Referentenlisten, Kontaktadressen und Konferenzort und viele weitere

Informationen müssen enthalten sein. Gut gegliedert und einfach im Handling ist es

für den Kongressteilnehmer ein wichtiges Equipment zur Orientierung.

Unser Service beginnt mit der Gestaltung und endet mit dem Versand. Um die Nachhaltigkeit zu unterstreichen , kann, je nach Kongressausrichtung, auf den Druck der Programmhefte verzichtet werden und ausschließlich online (auch mobil) zum Download bereit gestellt werden.

Was möchten Sie den Kongressteilnehmern an die Hand geben?

Diese Entscheidung hängt vor allem von der Anzahl Referenten und der bereit gestellten Beiträge ab. Welchen Umfang dafür benötigt wird erfahren Sie von uns gerne in einem persönlichen Gespräch.

Zum Beispiel:

• Planmäßige Print- und Online-Darstellung
• Zielorientierter Versand der Informationen
• Serviceorientierte Online-Einreichung
• Kontakt zu den Referenten
• Auswahl und Angebotseinholung der Verlage 

Zum Beispiel: 

• Zur Verfügungstellung der Online-Registrierung (inkl. Bestätigung, Rechnung, verschiedener Zahlungsoptionen) 
• Zahlungen gehen direkt auf Ihr Konto
• Überprüfung der Zahlungseingänge
• Steuerbare maximum / minimum Teilnehmeranzahl
• Early bird (Frühbucher) und weitere Tarife möglich
• Sammelanmeldungen
• Gutschein - Coupons online
• Login für Teilnehmer - Konto
• Steuerbare Promotion Kampagnen
• Social - Media Verlinkungen
• Schriftverkehr – Adressrecherchen - Teilnehmerkommunikation     
• Personalisierte Email 
• Statistische Auswertungen 
• Informationen über aktuelle Änderung der Workshop-Vorträge

Die Kongressmappen für die Teilnehmer mit allen relevanten Informationen wie zum Beispiel: 

• Namensschilder und weitere Ausstattung nach Absprache
• Teilnahmebescheinigungen
• Eintrittskarten für die Abendveranstaltungen nach Bestellung

Natürlich bestehen auch hier verschieden Online-Lösungen, die die physische Erstellung der Kongressmappen überflüssig machen. Dieses ist jedoch abhängig vom technischen , fortschrittlichen Verständnis der Mehrzahl der Teilnehmer.

Für einen erfolgreichen Kongress können in Absprache verschiedene Marketinginstrumente zum Einsatz gebracht werden:

Zum Beispiel:

• Aufbau und Integration des Corporate Design (Druckelemente, Kongresshomepage)
• Verlinkungen der Kongresshomepage
• Listung in Online- Kongresskalendarien
• Kongressbüchertisch mit entsprechender Fachliteratur

Rahmenprogramm / Festabend

Zur Abrundung eines jeden Kongresses darf natürlich der Festabend nicht fehlen. Ein geselliges Zusammensein und Austausch in entspannter Atmosphäre mit Büffet, Musik und Tanz ist die beste Gelegenheit neue Kontakte und Netzwerke zu initialisieren.

Zum Beispiel:

• Ein touristisches Begleitprogramm in Form einer Stadtführung oder einer regionalen Sehenswürdigkeit.
• Planen und buchen des Rahmenprogramms in Absprache mit dem Auftraggeber
• Erstellen und drucken der div. Eintrittskarten
• Kontrolle von Zahlungseingang für Abendveranstaltung/Rahmenprogramm

Um nach Ende der Veranstaltung festzustellen, wer wann an welchem Vortrag/Workshop teilgenommen hat, oder welches Event genutzt hat, habe Sie die Möglichkeit des Barcode Ticketings.

Zum Beispiel:

• Detaillierte Statistiken zum Einlass
• Zeiteinsparung
• Zusendung der Tickets per Email
• Persönlicher Account Manager
• Steuerbare Events mit mehreren Terminen

Sie haben weitere Ideen? Kein Problem - Sprechen Sie uns einfach an, wir finden auch Ihre Lösung!

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