Kongressorganisation ( Modul 1)

Alle für den Kongress relevanten Themen und Ziele werden mit dem Auftraggeber im Vorfeld abgesprochen und schriftlich fixiert. Vom Kongressbudget bis zur Referentendanksagung wird ein Kongressorganisations - Plan erstellt, der für das ganze Team als Arbeitsgrundlage zur Verfügung steht.  


Referenten-Workshops ( Modul 2 )

 

Ein erfolgreicher Kongress steht eng im Zusammenhang mit der Auswahl renommierter Referenten, ob aus den eigenen Reihen oder Externe. Mit Professionalität und individuellem Service stehen wir Ihnen zur Seite.

 

  • Akquisition von Referenten in Absprache mit dem Veranstalter
  • Call for Papers
  • Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen
  • Koordination der technischen Anforderungen und technischen Betreuung vor Ort
  • EDV Erfassung der Referentenworkshops. Registrieren und einpflegen in die Datenbank/Website
  • Referentenessen
  • Dankesschreiben  

Programmheft (Modul 3)

 Hochkarätige Referenten, interessante Themen und natürlich die Qual der Wahl:

 

 "Welche Veranstaltung möchte ich besuchen?"

 

Das Programmheft ist ein wichtiges Element für jeden Kongress.

Alle Kongressinformationen wie Vorträge, Workshops, Rahmenprogramm,

Referentenlisten, Anmeldekarte, Kontaktadressen und Konferenzort und viele weitere

Informationen müssen enthalten sein. Gut gegliedert und einfach im Handling ist es

für den Kongressteilnehmer ein wichtiges Equipment zur Orientierung.

 

Unser Service beginnt mit der Gestaltung und endet mit dem Versand.  


Papers (Modul 4)

Was möchten Sie den Kongressteilnehmern an die Hand geben?

Abstracts oder sogar einen Kongresreader?

 

Diese Entscheidung hängt vor allem von der Referentenanzahl und der bereit gestellten Beiträge ab. Welchen Umfang dafür benötigt wird erfahren Sie von uns gerne in einem persönlichen Gespräch. Rechtzeitige Formulierung relevanter Themenschwerpunkte.Planmäßige Print- und Onlinedarstellung

  • Zielorientierter Versand der Informationen
  • Serviceorientierte Online-Einreichung
  • Korrespondenz mit den einreichenden Referenten
  • Auswahl und Angeboteinholung der Verlage 

Teilnehmerregistrierung ( Modul 5)

Anmeldeformalitäten

 

  • Erstellen des Anmeldeformulars und Online-Registrierung
  • Annahme der Anmeldungen per Email, per Post oder Online
  • Teilnehmer – Registrierung - EDV Erfassung
  • Kongressanmeldebestätigung per Email
  • Schriftverkehr – Adressrecherchen - Teilnehmerkommunikation     
  • Rechnungserstellung – Zahlungsabwiklung
  • Festlegungen der Teilnehmerkonditionen 
  • Statistische Auswertungen 

Equipment ( Modul 6)

Die Kongressmappen für die Teilnehmer mit allen relevanten Informationen wie: 

  • aktuelle Änderungen von Workshops und Vorträgen 
  • Namensschild, Schreibblock und Kugelschreiber
  • Teilnahmebescheinigung
  • Raumverteilungspläne
  • Verpflegung und Kaffeebons
  • Eintrittskarten für die Abendveranstaltungen nach Bestellung
  • Teilnehmerliste der gesamten Kongressteilnehmer etc. 

Marketing (Modul 7)

Für einen erfolgreichen Kongress können in Absprache verschiedene Marketinginstrumente zum Einsatz gebracht werden:

  • Aufbau und Integration des Corporate Design (Druckelemente, Kongresshomepage)
  • Verlinkungen der Kongresshomepage
  • Listung des Online- Kongresskalendarien
  • Bewerbung bei themenbezogenen Fachkongressen
  • Kooperation mit Fachmedien-Verlagen (Medienkooperationen)
  • Platzieren Ihrer aktuellen Themen in relevanten Medien
  • Kongressbüchertisch mit entsprechender Fachliteratur

Rahmenprogramm (Modul 8)

Rahmenprogramm / Abendveranstaltungen

 

Zur Abrundung eines jeden Kongresses darf natürlich der Festabend nicht fehlen. Ein geselliges Zusammensein und Austausch in entspannter Atmosphäre mit Büffet, Musik und Tanz ist die beste Gelegenheit neue Kontakte und Netzwerke zu initialisieren.

 

Ein touristisches Begleitprogramm in Form einer Stadtführung oder einer regionalen Sehenswürdigkeit.

Planen und buchen des Rahmenprogramms in Absprache mit dem Auftraggeber

  • Erstellen und drucken der div. Eintrittskarten
  • Kontrolle von Zahlungseingang für Abendveranstaltung/Begleitprogramm

Sylvia Maggi - Kongressplanung